kasus 2 Pemantauan Karyawan pada jaringan?

Tugas SIM

PEMANTAUAN KARYAWAN PADA JARINGAN: TIDAK ETIS ATAU BISNIS BAIK?

Menurut Penelitian Inti studi, 77 persen pekerja menggunakan akun Facebook selama jam kerja. Sebuah studi riset IDC menunjukkan bahwa sebanyak 40 persen menggunakan internet  terjadi selama jam kerja, sedangkan penelitian lain melaporkan sebanyak 90 persen karyawan menerima atau mengirim e-mail pribadi di tempat kerja.

Perilaku ini menciptakan masalah bisnis yang serius. Mengecek e-mail dan menonton video di YouTube dapat mengalihkan perhatian karyawan dari tugas-tugas pekerjaan mereka yang seharusnya dikerjakan. Menurut Basex, New York City perusahaan riset bisnis, gangguan ini terjadi sebanyak 28 persen dari rata-rata US per hari pekerja dan menghilangkan produktivitas sebesar $ 650.000.000.000 setiap tahun!.

Jika pemakaian jaringan internet pribadi pada perusahaan terlalu tinggi, dapat menghambat jaringan perusahaan sehingga kerja bisnis yang sah tidak dapat dilakukan dan dapat mengakibatkan kehilangan pendapatan.

Ketika karyawan melihat e-mail atau web (termasuk jejaring sosial) menggunakan fasilitas perusahaan atau dengan peralatan kerja, termasuk hal yang ilegal karena membawa nama perusahaan untuk urusan pribadi. Banyak manajemen perusahaan takut apabila jaringan internet perusahaan yang digunakan oleh karyawan diakses menganut rasis, eksplisit secara seksual, atau materi yang diakses berpotensi menyinggung lainnya  atau diperdagangkan oleh para karyawannya yang dapat mengakibatkan publisitas yang merugikan.

Perusahaan juga takut apabila mengalami kebocoran informasi rahasia melalui e-mail atau blog. Sebuah survei terbaru yang dilakukan oleh American Management Association dan Institut ePolicy menemukan bahwa 14 persen karyawan yang disurvei mengakui bahwa mereka telah mengirimkan informasi rahasia yang dapat berpotensi memalukan e-mail perusahaan ke orang luar.

Perusahaan-perusahaan AS memiliki hak hukum untuk memantau apa yang karyawan lakukan dengan peralatan perusahaan selama jam kerja. Beberapa perusahaan mencoba untuk melarang semua kegiatan pribadi pada jaringan perusahaan dan yang lainnya memblokir situs web tertentu yang sering di akses karyawan.

Sebagai contoh, Enterprise Rent-A-Car memblokir akses karyawan ke situs sosial tertentu dan memonitor situs Web online yang digunakan karyawan. Ajax Boiler di Santa Ana, California, menggunakan perangkat lunak dari SpectorSoft Corporation yang mencatat semua situs Web yang dikunjungi oleh karyawan, waktu yang dihabiskan di setiap situs, dan semua alamat e-mail yang dikirim. Flushing Financial Corporation menginstall perangkat lunak yang dapat mencegah karyawan dari mengirim e-mail ke alamat tertentu dan dapat  menscan lampiran e-mail untuk informasi sensitif. Schemmer Associates menggunakan OpenDNS untuk mengkategorikan dan menyaring konten Web dan memblokir video yang tidak diinginkan.

Beberapa perusahaan telah memecat karyawan yang telah menggunakan di luar batas. Sepertiga dari perusahaan yang disurvei dalam studi AMA telah mengeluarkan pekerja karena menyalahgunakan internet pada pekerjaan.

Perusahaan konsultan percaya bahwa perusahaan harus menulis kebijakan pada karyawan dalam penggunaan e-mail dan internet. Kebijakan harus mencakup aturan dasar eksplisit negara, posisi atau tingkat, bahwa dalam keadaan apa karyawan dapat menggunakan fasilitas perusahaan untuk e-mail, blogging, atau membuka situs Web.

Aturan harus disesuaikan dengan kebutuhan bisnis yang spesifik dan budaya organisasi. Sebuah perusahaan tergantung kepada berbagi informasi secara luas, inovasi, dan kemandirian bisa sangat baik menemukan bahwa pemantauan menciptakan lebih banyak masalah daripada memecahkan.

Soal:

1. Haruskah manajer memantau karyawan dalam penggunaan e-mail dan internet? Ya atau Tidak, mengapa?

Ya, menajer harus memantau penggunaan jaringan internet perusahaan yang digunakan oleh karyawan. Karena dikhawatirkan karyawan menggunakan jaringan internet perusahaan untuk mengakses situs yang menganut rasis, eksplisit secara seksual, atau materi yang diakses dapat berpotensi menyinggung lainnya, selain itu memastikan bahwa karyawan dapat memberikan dan menghasilkan pelayanan yang berkualitas baik dan terkadang manajer harus mengakui bahwa penggunaan internet sangat menggoda karyawan saat bertugas.

Ada berbagai alasan hukum mengapa manajer perlu dan harus memonitor karyawannya menggunakan e-mail dan internet di tempat kerja. Berikut adalah beberapa alasan mengapa manajer harus memonitor karyawannya menggunakan e-mail dan internet di tempat kerja:

•   Manajer  tidak ingin karyawan mengirimkan file rahasia atau informasi rahasia lainnya kepada orang lain melalui e-mail. Manajer khawatir bahwa karyawan berbicara tentang informasi kerja yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan.
•  etika karyawan mengakses situs dengan menggunakan komputer perusahaan, manajer khawatir apabila komputer perusahaan terdapat virus.   Apabila komputer perusahaan telah terkena virus maka perusahaan mengeluarkan biaya lebih banyak untuk menyingkirkan virus. Perusahaan memiliki hak untuk membatasi website yang diakses oleh karyawan.

2. Jelaskan kebijakan penggunaan e-mail dan web yang efektif bagi perusahaan?

Kebijakan penggunaan jaringan internet perusahaan yang digunakan oleh karyawan seharusnya digunakan untuk mengakses situs yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan, selain itu kebijakan harus mengetahui tentang apa yang diperbolehkan dan dilarang karyawan di tempat kerja. Seperti karyawan dapat menggunakan jaringan internet setidaknya 30 menit sehari untuk penggunaan pribadi. Perusahaan dapat memberikan komputer yang berbeda yang tidak digunakan untu bekerja yang digunakan karyawan untuk penggunaan.

Hal ini dapat mencegah perusahaan dari virus dan hacker karena mereka terhubung ke jaringan yang berbeda / server . Kebijakan tersebut juga dapat memungkinkan karyawan untuk menggunakan internet dan e-mail untuk penggunaan pribadi saat makan siang, istirahat atau waktu perusahaan off. Hal ini penting bagi perusahaan untuk membuat tempat kerja yang nyaman untuk karyawan karena ketika karyawan telah merasa nyaman maka kinerja karyawan akan. Kebijakan tersebut dapat meningkatkan kinerja perusahaan sehingga dapat tujuan yang diinginkan dapat tercapai.

3. Haruskah manajer memberitahu karyawan bahwa perilaku Web mereka sedang dipantau? Atau manajer harus memantau secara diam-diam? Mengapa atau mengapa tidak?

Manajer harus memberitahu karyawan bahwa aktivitas web mereka dikontrol agar karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka lakukan dan apa yang mereka tidak seharusnya lakukan sehingga dapat meningkatkan kinerja dan tanggung jawab karyawan.

MIS IN ACTION
Jelajahi situs web perangkat lunak monitoring karyawan online seperti Websense, Barracuda Networks, MessageLabs, atau SpectorSoft, dan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
1. Kegiatan apa yang dapat ditelusuri oleh software ini? Apa yang dapat dipelajari karyawan tentang karyawan lain dengan menggunakan software tersebut?

Websense, Inc. adalah pemimpin global di bidang penyedia solusi Web security, data security, dan email security secara terintegrasi. Melalui jaringan global channel partner, Websense® security solutions membantu menyediakan solusi bagi perusahaan-perusahaan di dalam membendung program-program jahat, menghindari kebocoran informasi penting perusahaan, serta menjalankan kebijakan keamanan IT dan akses internet perusahaan. Sehingga dengan demikian tenaga kerja perusahaan dapat selalu produktif di mana saja, kapan saja.

Barracuda Networks, Inc adalah sebuah perusahaan swasta yang menyediakan keamanan, jaringan dan penyimpanan produk berdasarkan peralatan jaringan dan layanan. Produk keamanan perusahaan meliputi produk untuk perlindungan terhadap email, surfing web, hacker dan ancaman web instant messaging seperti spam, spyware, trojan, dan virus. Jaringan perusahaan dan produk penyimpanan termasuk penyaringan web, pengendali pengiriman aplikasi, pengarsipan pesan, layanan backup dan perlindungan data.

MessageLabs adalah penyedia keamanan pengiriman pesan online nomor satu di dunia dengan lebih dari 8 juta pengguna. Layanan MessageLabs membantu mamastikan bahwa hanya informasi yang aman dan layak yang masuk dan keluar dari perusahaan. Gabungan antara MessageLabs dan Symantec Protection Network akan mencipakan grup produk Symantec SaaS baru untuk mempercepat pengembangan solusi baru dan penawaran hibrid bagi para profesional TI.

SpectorSoft dapat melakukan pemantauan solusi internet untuk rumah dan pengguna bisnis kecil, dirancang untuk pemantauan jarak jauh karyawan dan anak-anak, untuk melihat masing-masing dan setiap aktivitas karyawan tertentu, dan solusi unggulan untuk seluruh perusahaan pemantauan karyawan, menganalisis tren, dan meningkatkan produktivitas dan keamanan. Selain itu, dapat memonitor setiap Mac atau PC dengan aplikasi ini tersembunyi untuk mencari tahu apa yang mereka lakukan secara online. Catatan email dan aktivitas internet, riwayat web, Facebook, chatting & pesan instan, pencarian online, dan banyak lagi.

2. Bagaimana bisnis bisa mendapatkan keuntungan dari menggunakan software ini?

Dengan menggunakan software seperti Websense, Barracuda Networks, MessageLabs, atau SpectorSof dapat meningkatkan perusahaan karena data-data yang terdapat pada komputer perusahaan sudah terdapat software-software yang handal untuk menjaga keamanan data-data perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan yang diinginkan.

3. Bagaimana perasaan Anda jika perusahaan Anda menggunakan software ini untuk memonitor apa yang sedang lakukan pada saat bekerja? Jelaskan jawaban Anda.

Setuju karena dapat fokus kepada pekerjaan, sehingga dapat meningkatkan rasa tanggung jawab kepada pekerjaan.

COSO dan COBIT

COSO

coso merupakan kepanjangan dari Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Comission. Yang artinya, Komite Organisasi komisi sponsor treadway.
Sejarahnya, coso di kaitan dengan FCPA yang di keluarkan pada tahun 1977 untuk melawan fraud dan korupsi yang marak di Amerika pada saat itu. Coso adalah suatu inisiatif dari sector swasta yang di bentuk pada tahun 1985. Misi utama coso adalah memperbaiki/meningkatkan kualitas laporan keuangan entilitas melalui etika bisnis, pengendalian internal yang efektif dan cooperate governance. Naah, coso ini sendiri merupakan inisiatif dari sektor swasta.

Sector swasta inilah yang membentuk “The Treadway Commission”. (Treadway itu sendiri diambil dari nama ketua pertamanya James C. Treadway J). Komisi ini disponsori oleh 5 professional association yaitu: AICPA, AAA, FEI, IIA,IMA. Komisi ini mengeluarkan report pertamanya pada tahun 1987, isinya: merekomendasikan report komprehensif tentanng Internal Control.
Kemudian, pada tahun 1992, Cooper & Lybrand mengeluarkan report itu pada tahun 1994 dengan judul “ internal Control – Integrated Framework”.

Menurut COSO framework, Internal control terdiri dari 5 komponen yang saling terkait, yaitu:

• Control Environment
• Risk Assessment
• Control Activities
• Information and communication 
• Internal Environment
  
  
  

-->

Di tahun 2004, COSO mengeluarkan report ‘Enterprise Risk Management – Integrated Framework’, sebagai pengembangan COSO framework di atas. Dijelaskan ada 8 komponen dalam Enterprise Risk Management, yaitu:

• Internal Environment
• Objective Setting
• Event Identification
• Risk Assessment
• Risk Response
• Control Activities
• Information and Communication
• Monitoring  

  -->

COBIT

        Cobit  adalah Control – Objectives for Information and related technology yang merupakan audit sitem informasi dan dasar pengendalian yang di buat oleh ISACA Information System Auditand ITGI pada tahun 1992 . Cobit di dasari oleh analisis dan harmonisasi dari standar teknologi informasi dan best practices yang ada serta sesuai dengan prinsip governance yang di terima secara umum.
Untuk mencapai kesalarasan dari best practices terhadap kebutuhan bisnis, sangat di sarankan agar menggunakan COBIT pada highest level, menyediakan control framework berdasarkan model proses teknologi informasi yang seharusnya cocok.

COBIT FRAMEWORK

Kerangka kerja Cobit terdiri dari beberapa guidelines, yaitu :

-->

a.   Control Objectives

Terdiri atas 4 tujuan pengendalian tingkat tinggi (high level control objectives) yang tercermin dalam 4 domain, yaitu : planning & organization, acquisition & implementation, delivery & support, dan monitoring.

b.   Audit Guidelines

Berisi sebanyak 318 tujuan-tujuan pengendali rinci (detailed control objectives) untuk membantu para auditor dalam memberikan management assurance atau saran perbaikan.

c.    Management Guidelines

Berisi arahan baik secara umum maupun spesifik mengenai apa saja yang mesti dilakukan, seperti : apa saja indicator untuk suatu kinerja yang bagus, apa saja resiko yang timbul, dan lain-lain.

d.   Maturity ModelsUntuk memetakan status maturity proses-proses IT (dalam skala 0 – 5).

 COBIT CUBE

 Kerangka kerja cobit menjelaskan bagaimana prose teknologi Informasi menyampaikan Informasi bahwa kebutuhan bisnis untuk menncapa tujuan untuk mengendalikan pengiriman ini, cobit menyediakan tiga komponen masing-masing membentuk dimensi kubus COBIT

Perbedaan COSO dan COBIT

         COBIT

• Fokus Pengguna Utama adalah manajemen, operator dan auditor sistem informasi.
• Sudut pandang atas internal control adalah kesatuan beberapa proses yang terdiri atas kebijakan, prosedur, penerapan serta struktur organisasi.
• Tujuan yang ingin dicapai dari sebuah internal control adalah pengoperasian sistem yang efektif dan efisien, kerahasiaan, kesatuan dan ketersediaan informasi yang dilengkapi dengan sistem pelaporan keuangan yang handal disesuaikan dengan peraturan yang berlaku.
• Komponen/domain yang dituju adalah perencanaan dan pengorganisasian, pemaduan dan penerapan, pengawasan atas dukungan serta pendistribusian.
• Fokus pengendalian dari CoBIT adalah sisi teknologi informasi.
• Evaluasi atas internal control ditujukan atas seberapa efektif pengendalian tersebut diterapkan dalam periode waktu yang sudah ditetapkan.
  
  COSO

• Fokus Pengguna Utama adalah manajemen.
• Sudut pandang atas internal control adalah kesatuan beberapa proses secara umum.
• Tujuan yang ingin dicapai dari sebuah internal control adalah pengoperasian sistem yang efektif dan efisien, pelaporan laporan keuangan yang handal serta kesesuaian dengan peraturan yang berlaku.
• Komponen/domain yang dituju adalah pengendalian atas lingkungan, manajemen resiko, pengawasan serta pengendalian atas aktivitas informasi dan komunikasi.
• Fokus pengendalian dari eSAC adalah keseluruhan entitas.
• Evaluasi atas internal control ditujukan atas seberapa efektif pengendalian tersebut diterapkan dalam poin waktu tertentu.